Organiser un événement : combien ça coûte ?

Dans cet épisode je te partage les coûts associés à l’organisation d’un événement
Je te détaille le tout, de la sono au vidéaste en passant par les goodies…

En effet, je suis à 2 mois de mon 1er événement, et j’avais envie de t’en partager les coulisses.

Je suis super heureux et j’ai l’impression que toutes les planètes sont alignées pour que mon business explose en 2020. Je suis de plus en plus invité à intervenir dans d’autres événements et avec cet événement que je prépare pour janvier, des changements positifs seront inévitables.

En attendant, cet événement je dois l’organiser et l’idée aujourd’hui, c’est de tout vous expliquer, mes choix, mes coûts…

Pour rappel, c’est un séminaire de 2 jours à Rennes les 25 et 26 janvier 2020 qui est le Prendre Sa vie En Main LIVE. Le public sera composé de 200 personnes et j’aurai 9 intervenants à mes côtés.

Mon Intention pour cet événement

J’ai décidé de créer cet événement pour avoir une vitrine pour mon business avec notamment de beaux visuels, et j’ai vraiment envie d’aider les participants à améliorer leur vie.

Le boost sera surtout au niveau de la communication, car vous le verrez mais niveau financier, c’est un coût important.

Ayant participé à de très nombreux événements, cela a eu plusieurs effets différents sur moi, grâce à des prises de consciences, des intervenants inspirants ou des rencontres :

  • Remise en question
  • Parfois des électrochocs
  • Souvent des changements

C’est ce que je voudrais partager aujourd’hui à mon public avec l’aide des intervenants qui seront avec moi.

Les événements auxquels j’ai participé étant souvent très cher et rarement en province, j’avais envie d’autres choses : pouvoir vous proposer un événement abordable à tous, même si honnêtement, je ne gagnerai pas d’argent avec, et près de chez moi.

L’idée est que les participants repartent avec de la clarté sur leurs objectifs, visions et missions de vie. Je veux que les personnes soient inspirées, soient dans l’action.

Qu’il ait le sentiment qu’il y avait un avant et un après Le Prendre Sa Vie En Main LIVE.

Je voudrais vraiment qu’ils deviennent acteurs de leur vie, plutôt que spectateurs, des pilotes de leur vie. J’ai envie que ce LIVE soit un véritable tremplin pour un changement dans leur vie.

Qu’ils me disent, lors des témoignages, qu’avant ils étaient bloqués et qu’aujourd’hui, ils n’ont plus de limites, qu’ils ont une force incroyable et qu’ils veulent avancer et transformer leur vie.

Si cette expérience vous tente et que vous n’êtes pas encore inscrit, je vous invite à prendre une place en cliquant simplement sur le lien ICI.

Les coûts de cet événement

J’ai décidé de partager en 3 catégories les dépenses que j’ai effectuées pour ce 1er événement qui pourront, peut-être changer pour les futurs projets :

  • Les coûts fixes
  • Les options
  • Les intervenants

Les coûts fixes

La salle

La salle est évidemment le 1er poste de dépense.

J’ai choisi l’hôtel Mercure en plein centre gare de Rennes pouvant accueillir les 200 personnes, cela me coûte 3 000€ pour les deux jours.

Si je veux rajouter des options telles que :

  • eau, café…, c’est 5€/personnes
  • en rajoutant les viennoiseries pour les pauses, les jus de fruits, il faut compter 3€ de plus par personne

Pour résumé, la salle seule c’est 3 000€, en y rajoutant des pauses, on arrive à 4 600€

L’avantage d’avoir pris une salle en plein centre-ville m’évite de devoir prendre en charge les repas, car les participants auront beaucoup de choix à proximité pour se restaurer.

La sono

Pour la sonorisation, je souhaite des micro-casques pour un meilleur confort pour les intervenants, des micros en salle, des écrans de retour pour la scène, gestion de l’informatique… Cela demande donc d’avoir une assistante technique. Le budget sera de 2 500€, après avoir eu beaucoup de devis dont certains allant jusqu’à 5 000€.

La vidéo

Je souhaite également que la totalité des interventions soit filmée, afin de pouvoir proposer un replay de l’événement. En effet, je propose 3 catégories tarifaires pour les places :

  • La catégorie Argent : les personnes sont au fond dans la deuxième moitié de la salle
  • La catégorie Or : place + l’accès au replay
  • La catégorie VIP : place + l’accès au replay + le repas avec les intervenants le samedi soir

C’est pourquoi j’ai décidé d’avoir un vidéaste qui va capter l’ensemble de l’événement, mais également, et c’est très important pour moi, c’est d’avoir des témoignages des participants.

Et pour finir, avec ce post, c’est aussi d’avoir un teaser de qualité qui me permettra de faire beaucoup de communications.
Pour cette prestation vidéo, les devis se sont étalés entre 1 500€ les 2 jours pour 1 seule personne à 5 700€ où ils étaient deux !

Mon choix c’est porté sur le « haut de gamme » d’une personne seule, donc à 2 500€.

Les options

Les visuels

Voici la catégorie des options et des choix que j’avais à faire. J’inclus à l’intérieur tout ce qui concerne la visibilité, les affichages commerciaux, les stands parapluie, kakémono, roollups…

Pour commencer, j’avais déjà 2 rollups pour Transfopreneur et Webcréacteur, j’ai donc choisi d’en refaire 2 nouveaux pour Prendre Sa Vie En Main, et pour mon nouveau programme Pilote De Ta Vie, qui me permet d’accompagner sur du plus long terme, les personnes qui me suivent sur PSVEM et donc prendre leur vie en main.

Je vais également investir dans un stand parapluie 4*3 qui me permettra de filmer les témoignages des participants devant ce visuel. Mais cela leur permettra également de faire leurs propres photos qui partagées sur les réseaux sociaux me feront implicitement de la publicité.

Le coût de ces visuels est :

Pour les rollups de 80 à 100€ pièce (2m de haut et 90cm de large)
Pour le stand parapluie, 300/400€
Soit 600€ en tout.

Les badges et les tours de cou

Ils sont destinés aux participants avec des étiquettes nominatives, cela permet de faire un peu moins cheap que si je collais juste une étiquette sur le vêtement des gens. De plus, cela peut être réutilisable en les récupérant à la fin de l’événement.

Le coût est de 400€.

Les goodies

C’est une option qui varie vraiment en fonction de chacun et de vos préférences.
Pour ce qui me concerne, ma priorité est que ce soit des objets réutilisables au maximum.

La variété et les prix sont très très variés pour cette catégorie, voici donc ce que j’ai choisi :

  • Des bracelets pour chacun des participants, des intervenants et des membres de la technique, avec des couleurs différentes en fonction du choix de la place or, argent ou vip : 250€
  • Des tote bag, des sacs en tissu marqués au nom de mon événement pour 450/500€
  • Des cahiers et des crayons pour que chacun puisse repartir avec ses notes.
    200€ pour les crayons et 600€ pour des cahiers au format A5

Récapitulatif de tous les coûts

  • Salle : 3 000€
  • Sono : 2 500€
  • Caméra : 2 500€
  • 2 Rollups : 200€
  • 1 stand parapluie : 400€
  • Badges et tours de cou : 400€
  • Bracelets 250€
  • Tote bag : 450€
  • Crayons : 200€
  • Cahiers : 600€

TOTAL : 10 500€, si on rajoute les imprévus, on peut compter au moins sur 12 000€.

Pour les Intervenants, c’est gagnant-gagnant

Pour ce qui concerne les intervenants, ils ne sont pas payés, pas logé. Je ne leur rembourse pas les frais de déplacements, par contre je prends en charge leurs repas.

En revanche, ils gagnent une véritable vitrine avec un public averti. Je leur donne une totale carte blanche sur leur présentation, mais aussi sur la possibilité de pitcher leurs offres, leurs prestations.

De plus, ils savent que pour tout l’événement, il y a une captation vidéo de haute qualité, ils auront la possibilité de récupérer les enregistrements pour faire leur propre promotion auprès de leur audience par la suite.

Ils ont également la possibilité d’être affiliés à la vente de mes billets et peuvent donc gagner 40% du prix de tout ce qu’ils vont vendre.

J’ai choisi de faire un véritable échange gagnant-gagnant.

Le budget aurait pu doubler

Comme je l’ai dit plus haut, je ne prends pas en charge les frais de repas des participants, car c’est un poste très compliqué à gérer et surtout extrêmement onéreux.

J’aurai pu passer très rapidement de 12 000€ l’événement à 25 000€/30 000€ ! C’est mon choix, pour un 1er événement j’ai préféré limiter mes risques.

Du coup, aujourd’hui, si tous les billets, les moins chers à 100€, étaient vendus par les intervenants, donc avec une commission de 40% en moins pour moi, donc à 60€ le billet, multiplié par les 200 participants, cela représente 12 000€ pour moi, 8 000€ répartis entre les intervenants.

Ce serait donc une opération « blanche », je ne gagnerai pas d’argent dessus. Mais mon intention n’est pas celle-ci, mon intention est d’avoir un événement rempli, de pouvoir m’en servir comme un tremplin pour tous les participants, tous les clients qui seront présents.

Ce sera un peu comme ma vitrine pour mes futures prestations ou événements, c’est un investissement sur mon avenir et celui de mon entreprise.

Pour vous inscrire à mon événement

Des questions/remarques ?

Voilà, je pense avoir parlé de tout, mais évidemment si vous avez des questions ou d’autres interrogations, je vous invite à les écrire en commentaire et je me ferai un plaisir de vous répondre.

Mais attention, évitez de les écrire sous la chaine youtube, car il y a peu de chance que je le vois. Par contre, sous mon article de blog j’aurai la notification, donc pas de souci.

Ou encore mieux

  • par mail : contact@ webcreateur.com

Pour vous inscrire et faire partie du 1er Prendre Sa Vie En Main LIVE

Voici le lien du séminaire à Rennes les 25 et 26 Janvier 2020 :
Prendre Sa Vie En Main LIVE

Mon objectif est vraiment de vous apporter un maximum de valeurs afin que vous ayez toutes les cartes en main, pour vous élever à un niveau supérieur.

  • De la clarté dans vos objectifs
  • Les clefs pour que vous puissiez exploiter vos ressources intérieures avec ma méthode ÉPATÉ
  • Un plan d’action efficace
  • Un maximum de confiance en soi
  • Les clefs pour développer votre leadership
  • Transformer un événement négatif en positif

Que 200 places, alors qu’il y a 230 000 abonnés…

Si vous êtes intéressé, ne tardez pas, CLIQUEZ SUR LE LIEN, il n’y a que 200 places en ventes.

Vous pouvez également prendre contact ou directement rendez-vous avec moi

  • par mail : contact@ webcreateur.com
  • ou prendre rendez-vous directement avec moi sur webcreateur.com/rdv

A bientôt !